È semplice rendere le cose complicate, ma è complicato renderle semplici.
Arthur Bloch
Dal 6 giugno 2014 Circa 9.300 Pubbliche Amministrazioni (PA) Centrali possono ricevere le fatture dai propri fornitori nel solo formato elettronico attraverso il Sistema di Interscambio (Sdl) organizzato e normato da Sogei.
Non farti trovare impreparato!
Engrafo ti offre tutti gli strumenti necessari all'archiviazione delle fatture elettroniche per la Pubblica Amministazione, note come FatturePA.
La FatturaPA è una fattura elettronica ai sensi dell'articolo 21, comma 1, del DPR 633/72 ed è la sola tipologia di fattura accettata dalle Amministrazioni che, secondo le disposizioni di legge, sono tenute ad avvalersi del Sistema di Interscambio.
La FatturaPA ha le seguenti caratteristiche:
Analizziamo più in dettaglio le fasi del ciclo di fatturazione elettronica. Ciascuna di queste fasi è gestita autonomamente da Amelia, il software di fatturazione elettronica offerto da Yuppiglobe s.r.l., l’utente non deve necessariamente conoscere i meccanismi che regolano queste fasi per utilizzare la fatturazione elettronica.
Si compone il file della fattura elettronica in formato fatturaPA. Il risultato è un file in formato XML conforme allo standard della fatturaPA.
Il file XML prodotto viene firmato digitalmente. La firma viene eseguita utilizzando il formato CAdES-BES con algoritmo di hashing SHA-256 così come previsto dalla normativa. La firma viene effettuata attraverso la smart card dell’utente. La smart card deve essere abilitata alla firma legale.
La fattura viene inviata al destinatario attraverso il sistema di interscambio messo a disposizione dal Ministero dell'Economia e delle Finanze. Il sistema di interscambio è un'infrastruttura informatica che permette l'invio e la ricezione delle fatture elettroniche, attestando inoltre la corretta consegna e ricezione dei file. Per poter usufruire del sistema di interscambio è necessario usufruire di un canale accreditato. Il software Amelia possiede un canale SDICoop accreditato.
Amelia si integra perfettamente con Engrafo. Dopo aver ricevuto la risposta di corretta presa in carico della fatturaPA da parte del sistema di interscambio, Amelia procede automaticamente ad effettuare l’operazione di versamento, in altre parole carica nel sistema di archiviazione sostitutiva, ed in particolare nel pacchetto di versamento corrente, la fatturaPA emessa. Per completare la procedura di archiviazione sostitutiva è necessario infine l’intervento del responsabile dell'archiviazione sostitutiva che con cadenza quindicinale conclude il processo di archiviazione apponendo la sua firma digitale e la marca temporale al lotto di fatture.
Servizio di conservazione documentale a norma di legge
Trascina i tuoi documenti con il mouse direttamente nel browser!
Carica ed archivia i tuoi documenti in pochi secondi!
Accedi ai tuoi documenti in qualunque momento e in qualunque luogo!
Validità legale garantita dalla firma digitale e dalla marca temporale!
Trova i tuoi documenti digitando una singola parola!
Proteggiamo i tuoi documenti con tecnologia crittografica!
È semplice rendere le cose complicate, ma è complicato renderle semplici.
Arthur Bloch
Che cosa significa? Che cosa posso archiviare?
L’archiviazione sostitutiva è un processo informatico, regolamentato dalla legge italiana, attraverso il quale è possibile conservare nel tempo un documento informatico mantenendo il suo valore legale. Il documento in formato digitale viene "congelato" nella forma, contenuto e tempo attraverso l'apposizione della firma digitale e della marca temporale. Portato a termine il processo, in conformità con la normativa vigente (Deliberazione CNIPA n° 11 del 2004) è possibile distruggere i documenti cartacei originali.
E' possibile archiviare fatture, ddt, ricevute fiscali, scontrini fiscali, bilancio d’esercizio, dichiarazioni fiscali, modulistica pagamenti, registri contabili IVA, libro unico del lavoro, CUD, offerte, contratti, corrispondenza, libro dei soci, libro delle obbligazioni, libro delle adunanze e delle deliberazioni, documenti sanitari, documenti protocollati dalle pubbliche amministrazioni o da società soggette a obbligo di protocollazione informatica, mandati di pagamento, mandati reversali e tanti altri.
Esistono tipologie di documenti per cui l'archiviazione sostitutiva è l'unico metodo di conservazione legalmente valido: messaggi e ricevute di Posta Elettronica Certificata (PEC), fatture della pubblica amministrazione, contratti firmati digitalmente e tutti quei documenti originati in formato digitale.
Engrafo è un servizio offerto da SPE.IT
La SPE.IT è un'azienda informatica di Brescia specializzata in soluzioni SaaS che pone al centro dei propri processi produttivi la qualità e l'affidabilità del software.
La nostra missione è sviluppare soluzioni tecnologicamente all'avanguardia nei campi dell'informatica e delle telecomunicazioni, perseguendo il costante miglioramento dei nostri servizi e prodotti.
La riservatezza e la professionalità sono la nostra bandiera.
Vantiamo un'infrastruttura certificata ISO 27001 ed ISO 9001, completamente di proprietà e localizzata in Italia, quindi senza problemi di GDPR.
Grazie alla qualità e agli standard di sicurezza del proprio servizio, SPE.IT ha conseguito nel ottobre del 2021 l'accreditamento come "Conservatore dei documenti informatici" da parte di AGID, che le ha riconosciuto il possesso dei requisiti di livello più elevato in termini di qualità e di sicurezza ed è attualmente in grado di erogare anche alla Pubblica Amministrazione il proprio servizio di conservazione ENGRAFO, qualificato da ACN come Servizio Cloud di livello QC1 e tipologia di servizio SaaS.
SPE.IT crede nella leva della Qualità e della Sicurezza delle informazioni per continuare ad affermarsi e crescere nel settore della digitalizzazione dei documenti; per questo ha deciso di implementare e gestire un Sistema di gestione Integrato conforme alle norme ISO 9001:2015 e UNI CEI EN ISO/IEC 27001:2013 e normative collegate.
Siamo specialisti del Document Workflow
SPE.IT dal 2019 opera nel settore della Gestione Elettronica Documentale ed è specializzata nella progettazione, sviluppo e distribuzione di piattaforme software e fornitura di servizi per la l'archiviazione digitale, la gestione elettronica dei documenti, la gestione dei processi documentali e la conservazione sostitutiva a norma di legge.
In 4 anni di attività presso alcune delle realtà aziendali più importanti del panorama italiano abbiamo maturato una vasta esperienza nell'ambito delle gestione documentale e della dematerializzazione dei processi.
SPE.IT riunisce figure altamente professionali e in possesso di un patrimonio di conoscenza consolidata, formata e sviluppata sulle esigenze reali dei clienti.
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